Садржај
Традиционално архивирање папира углавном је замењено или потпомогнуто чувањем датотека у базама података на рачунару. Традиционално архивирање има предности и недостатке. Иако су вам папирнате датотеке на дохват руке и лако доступне, оне такође заузимају пуно простора и расипају папир. Утврђивање да ли је традиционални систем архивирања прави за вас зависиће од вашег пословања. Адвокатске фирме и компаније које имају медицинске картоне могу имати досијее који се брзо мењају и расту, па је традиционално подношење папира једини ефикасан начин да се прати свакодневни развој догађаја.
Лако приступање
Традиционалној организацији датотека лако је приступити. Датотеке су физички на централном месту. Ако не можете ништа да пронађете, можете издвојити време да прегледате сваку датотеку док не пронађете тачно оно што тражите. Способност прегледавања, додиривања и читања датотека увек вам може помоћи да размислите о томе како иновирати аспекте свог пословања.
Лако разумети
Традиционални системи архивирања обично су лако разумљиви. Архива се може организовати на више начина, укључујући абецедни, према предмету или надлежности, нумерички, по датуму, месту или по важности. Чак и ако у почетку не разумете систем архивирања који се користи, то можете сазнати претрагом архива и обраћајући пажњу на дефинисање фактора.
Застарело
С друге стране, традиционално архивирање датотека је у многим организацијама замењено рачунаром. Све више компанија скенира и преузима своје датотеке на канцеларијске рачунаре. Овом методом радници ће моћи да пронађу датотеке и одмах их поставе помоћу софтвера базе података за претрагу, штедећи време и повећавајући продуктивност.
Тешка заштита
Традиционално архивирање датотека нема одговарајућу заштиту. Пожари или друге природне катастрофе могу уништити датотеке, што може довести до губитка посла. Израда резервних копија традиционалних датотека захтева време и траје сате копирања, етикетирања и поновног архивирања.
Недостатак простора и ефикасности
Традиционална организација датотека може измаћи контроли. Број датотека за организовање расте са вашим пословањем; може постати главобоља када је у питању проналажење простора за све папире. Ефикасно архивирање предмета такође може постати изазов.
