Садржај
Чак и најбоље компаније схватају да ће у сваком тренутку добити жалбена писма. Ознака односа са купцима указује на то да се на ова писма мора одговорити да би се помогло развоју компаније, уз одржавање задовољства купаца. Без обзира на природу или тон писма жалбе, купцу је потребан брз и љубазан одговор ако је потписао жалбу и дао своју адресу. Таква преписка биће трајни записник за ревизије и правне поступке.
Корак 1
Резимирајте жалбу како бисте читаоцу дали до знања да је разумете. Понављање жалбе не значи да се са њом слажете, али показује да сте је чули и разумели. Покажите да разумете фрустрацију купца.
Корак 2
Објасните шта је пошло по злу или зашто се то догодило. Ако требате да истражите, одмах обавестите купца и побрините се да га обавестите о свим новостима у вези са овом дугом истрагом. Не заборавите да га ажурирате.
3. корак
Реците купцу како сте решили проблем или како желите да спречите да се у будућности понови. Одговорите на сваку жалбу на писмо купца. Немојте прескакати нити игнорисати било који предмет.
4. корак
Купцу понудите нешто, као што је извињење, поклон картица, попуст при следећој куповини, повраћај средстава или приоритет за следећу поруџбину. Купци морају знати да цените њихове преференције и време које су провели током писања.
Корак 5
Завршите писмо тако што ћете му рећи шта треба да ради, на пример, напишите поново ако сте у будућности незадовољни. Потребна су му сигурност и јасна идеја о могућим поступцима у будућности. Завршите акцијом уместо нејасним уопштеним идејама.
