Садржај
Рецепционари су обично први људи које видите приликом уласка у канцеларију, што их чини важним представљањем компанија у којима раде и осталих професионалаца у канцеларији. Поштовање пословног бонтона важан је део посла рецепционара, али многе промене и мишљења која чине лепе манире отежавају рецепционару или супервизору одређивање одговарајућег понашања.
Значај
Тешко је преценити значај рецепционара као особе која оставља први утисак позиваоцу и посетиоцима. Рецепционар лошег манира даје негативан тон пре састанка и не улива поверење потенцијалним купцима. С друге стране, рецепционар који поштује етикете пословног окружења даје јак осећај професионалности и ефикасности. Ово не само да побољшава имиџ компаније за стране људе, већ такође помаже осталим запосленима да се осећају као да је њихова канцеларија професионално место за рад.
Врсте
Рецепционари представљају своје послодавце на разне начине. Одговарање на телефонске позиве и поздрављање посетилаца два су најчешћа задатка рецепционара и обојица захтевају одговарајућу етикету. Политика компаније може захтевати од рецепционера да користе унапред одређену скрипту на телефону када примају позиве и контактирају различите типове купаца. У другим случајевима, рецепционари могу да користе сопствену дискрецију у поступању са сваком интеракцијом са купцем другачије, али уз одговарајући ниво формалности и професионалности. Појединци који раде у канцеларији понекад рецепционару преносе додатна правила, на пример када и како их рецепционар може контактирати.
обука
Иако се у неким канцеларијама од рецепционара тражи да имају средњу школу или факултетску диплому, већи део обуке рецепционара о бонтону одвија се на послу. Рецепционари могу почети да раде у канцеларији на положају који не захтева интеракцију, било као посао уноса података или као канцеларијски помоћник. Пажња према политикама компаније и понашању рецепционара може квалификовати нове запослене за прво рецепционерско радно место, што ће створити искуство које може бити корисно у проналажењу других рецепционерских послова.
Разматрања
Свака индустрија и канцеларија имају своја правила понашања рецепционара. Неке канцеларије захтевају свечану одећу и начин говора. Други намећу лежернији облик бонтона како би се купци осећали опуштено и добродошло. Комуникација између нове рецепционерке и њених надзорника је од суштинске важности да би се свима стало до знања шта се очекује. Као рецепционар, ако нисте сигурни у етикецију за одређену ситуацију, љубазно се извините и питајте вишег надзорника или рецепционара како бисте требали да одговорите.
Савети
Иако се свака канцеларија разликује, рецепционари и даље могу имати користи од истих савета. Бити мултитаскинг особа је од кључне важности за добре перформансе, али када неко уђе у канцеларију, важно је да му посветите пуну пажњу. То значи стављати позиве на чекање или их брзо довршити, одвојити папире и успоставити директан контакт очима. Радни простор рецепционара мора бити неуредан да би изгледао професионалније и да би олакшао обављање једноставних задатака попут проналажења информација и нуђења некоме оловке да попуни образац. Коначно, када води некога у канцеларију, рецепционар увек мора да преузме вођство како би уверио госта да је његово присуство дозвољено и спасио га од срамоте због незнања куда да иде.
