Садржај
Састанци са добро документованим записницима су ефикаснији и ефикаснији него без таквог записа. Прате се одлуке и акционе ставке и ко је одговоран за њих. Основни елементи дискусије су описани тако да људи који нису присуствовали састанку могу лако сазнати шта се догодило без губљења времена на нове сусрете. Стварањем минута, додаћете добре ствари својој репутацији за сјајне састанке.
Одлуке
Свака особа на састанку имаће своју перспективу о томе шта се догодило и шта је одлучено. Приликом евидентирања ових одлука и њиховог објављивања као дијела записника, постоји службена верзија одлуке ако у будућности постоје било каква неслагања.
Доношење записника такође може довести до веће јасноће о ономе што је одлучено. Да би се осигурало да су белешке тачне када је дискусија нејасна, секретар може поставити питања као што су: "Дакле, сви се слажу да ће лансирање производа бити у јулу или августу?" Због тога сви учесници напуштају састанак са истим разумевањем.
Ацтион Итемс
Евиденција договорених акционих ставки на састанку је посебно корисна за групе које се редовно састају. Преглед ставки са претходних састанака олакшава сазнање шта још треба урадити. Ово даје члановима тима подстицај да обављају своје задатке прије састанка.
Законски услови
У неким случајевима, као што су састанци одбора, записници могу бити услов статута групе. Они се могу сматрати правним документима за сврхе као што су порези и ревизије. Ове компаније обично имају секретара који је одговоран за записнике на свим састанцима.
Дефинисање секретара
Како су тачни записници важни, сваки састанак мора имати одређену секретарицу. Израда пуних биљешки и активно учешће на састанку може бити изазов, па је често најбоље да фацилитатор састанка изабере другу особу за снимање чињеница. Овај запосленик треба да забележи одлуке, акционе ставке и расправу о састанку на јасан и концизан начин. Веома велики текстови се не могу читати.
Стилови
Постоје различити стилови за писање записника са састанака. За састанке вијећа, гдје су те улоге правни и службени документи, закони могу диктирати који тип информација ће бити пријављен у текстовима. Неке врсте записника не бележе дискусију која је резултирала коначном одлуком о одређеном питању.
Међутим, на пословним састанцима или пројектним тимовима, обично је ефикасније забиљежити кључне точке дискусије. Бележење ових тачака је корисно за људе који нису могли да присуствују или који желе да запамте оно о чему се раније расправљало, тако да се на следећем састанку не губи време.
