Садржај
Успешни рецепционери су у стању да се носе са многим задацима, а истовремено дају позитиван први утисак гостима, посетиоцима и потенцијалним запосленима у компанији. Било да се ради о малом бизнису или мултинационалној корпорацији, одговарајуће организационе способности могу бити кључ за одржавање доброг пријема. Добре организационе идеје поједностављују рутинске задатке и побољшавају гостопримство.
Брзи референтни водич
Креирајте брзе референтне водиче за рутинске информације као што су често коришћени телефони, бројеви канцеларија и проширења. Одвојите ове водиче у ламиниране фолије за једноставно руковање и брзу референцу. Држите их у организованим датотекама док их не користите. Размислите о чувању додатних копија да бисте их доставили на захтјев. Водичи ће вас учинити ефикаснијим и помоћи у убрзавању рутинских задатака као што су пренос позива.
Главне обавезе
Направите листу планираних посјета за тај дан, по распореду. Ставите име особе и о којој долазите. Ово ће вам омогућити да прилагодите изразе добродошлице посетиоцима. На пример, када гост дође, можете рећи: "Добродошли г. Смитх, госпођа Соуза се радује састанку." Овај тип пријема чини да се гост осјећа добродошлим и може помоћи у побољшању резултата састанка. Персонализована добродошлица је посебно корисна за интервјуе за посао. Ако се потенцијални радник осјећа добродошлим, он или она ће бити опуштенији за ваш интервју, с повољнијом шансом за рад у компанији.
Планирање интервала
Побрините се да имате подршку да је покријете у интервалима или у дане када сте болесни. Направите белешке које покривају основне дужности и функције које се могу пренети свакоме ко вас замењује. Можете креирати систем ротације за привремене замене између различитих одељења ваше компаније. Ово ће вам дати више контакта са различитим деловима компаније, што ће вам олакшати да се позабавите питањима у будућности.
Сцрапбоокинг
Направите огласну плочу за компанију, наглашавајући позитивне вијести и активности компаније. Ажурирајте их када имате слободно вријеме, ставите их у чекаоницу тако да посјетитељи могу погледати. Ово ће бити конструктиван начин да посетиоци прођу време док чекају своје састанке, као и да им помогну да се упознају са компанијом. Држећи ваше госте заузетим, можете фокусирати своју пажњу на друге задатке и телефонске позиве, што повећава вашу ефикасност.
Освежења
Освежите се на дохват руке. Инсталирајте мали фрижидер како би хладни напитци држали испод стола или у чекаоници. У близини се налази појединачна кафетерија, као и шећер и сладило. Ставите пладањ за послуживање печених производа на шалтер за пријем или здјелу слаткиша. Освежавајући се у близини, моћи ћете дочекати госте компаније без напуштања рецепције.
